MS Office 사용의 시작, 메뉴부터 살펴보자

MS Office 프로그램을 자주 사용하지만, 매번 익숙한 기능만 찾아 사용하고 있지는 않나요?

사실, 모든 프로그램을 처음 접할 때 이 프로그램을 잘 사용하기 위해서 가장 먼저 해야 할 일은 ‘메뉴를 잘 살펴보는 것‘입니다.

메뉴는 프로그램의 모든 기능이 모여 있는 출발점으로, 여기에는 우리가 자주 쓰는 기본 기능뿐만 아니라, 잘 알지 못했던 유용한 기능들도 숨어 있습니다.

메뉴를 한 번씩 살펴보지 않으면 이러한 기능들을 평생 모르고 지나칠 수도 있죠.

이번 글에서는 MS Office 프로그램의 메뉴를 어떻게 활용할 수 있는지, 단축키 사용법까지 함께 알아보겠습니다.

메뉴? 그게 왜?

대부분의 컴퓨터 응용 프로그램은 해당 프로그램으로 할 수 있는 기능들을 모은 메뉴를 가지고 있습니다.

특히 MS Office 프로그램들의 경우에는 메뉴 최 상단에 있는 기본 메뉴 외에도, 메뉴바 바로 아래에 아이콘으로 구성된 리본 메뉴를 별도로 구성, 여러 기능을 추가/삭제 관리할 수 있는 기능도 함께 제공하고 있습니다.

이들 메뉴는 대부분의 사용자 분들은 쉽게 보고 지나치곤 하는데, 저는 한번쯤 찬찬히 뜯어서 살펴보길 추천합니다.

개발자들이 잘 설계된 응용 프로그램을 만들면, 프로그램 내부에는 여러가지 기능이 복합적으로 들어가게 됩니다.

개발된 기능들은 활용 되어야만 의미가 있는데, 사용자가 기능을 활용할 때는 결국 메뉴를 통해서만 접근 및 활용이 가능합니다.

따라서, 프로그램 내에 구현된 모든 기능은 어떤 식으로든 직/간접적으로 메뉴에 그 정보가 연결되어 있습니다. 어떤 프로그램을 잘 쓰기 위해, 그 기능을 100% 활용하기 위해서는 메뉴를 잘 살펴 보는 것은 선택이 아니라 필수라 하겠습니다.

파워포인트의 경우만 해도 프레젠테이션용 자료를 만든다 라는 하나의 목적 아래 무수히 많은 기능들이 구현되어 있습니다.

글상자 / 그림 / 표 등의 개체를 삽입하는 기능,
삽입한 개체를 편집하는 기능,
각 개체의 속성을 바꾸는 기능,
만들어진 개체를 복사하는 기능,
배열을 맞추는 기능

등의 기능들이 이러한 기능들이라고 볼 수 있습니다.

당연하게도 이들 기능들은 파워포인트 프로그램의 메뉴에 연결되어 있습니다. 따라서, 메뉴를 찬찬히 살펴보면 이미 내가 알고 있던 기능은 물론 미쳐 몰랐던 기능들도 알아볼 수 있으니 한 번쯤은 시간을 투자할 가치가 충분합니다.

메뉴에서 단축키 찾아보기

지금까지 수많은 개발자가 다양한 응용 프로그램을 만들어 왔고, 많은 사람들이 이들 프로그램을 사용해 왔습니다. 당연하게도 각각의 프로그램은 그 기능에 대한 내용을 담고 있는 메뉴가 있었습니다.

오랜 세월 동안 많은 개발자들이 많은 응용 프로그램에 메뉴를 만들어 사용했는데, 하나하나의 프로그램에 포함된 메뉴를 살펴보면 의외로 비슷한 면이 많습니다.

1) 반복적으로 비슷한 의미를 많이 내포하고 있는 프로그램의 메뉴를
2) 많은 개발자들이 지속적으로 만들어 오다 보니,

우리가 사용하는 많은 프로그램의 메뉴들에는 부지불식간에 새겨진 암묵적인 약속이 많이 포함되어 있습니다.

보통 어떤 프로그램을 보더라도 항상 빠지지 않고 들어있는 메뉴의 탭 중 하나는 ‘파일’ 이라는것, 그리고 보통은 가장 처음에 나온다는것. 이 또한 일종의 암묵적인 룰이라고 할 수 있겠습니다.

이와 같은 형식적인 암묵룰 외에, 실용적이면서도 대표적인 암묵적인 약속중 하나가 정말 많이 사용하는 기능들의 경우에는 단축키를 만들어 해당 기능과 연결지어 둔다는 것입니다.

우리가 가장 많이 사용하는 Ctrl + C / Ctrl + V가 그 대표적인 사례라고 할 수 있겠습니다.

그 외에도 각 프로그램에서는 다양한 단축키를 가지고 있는데, 이들 단축키는 대개의 경우 메뉴에서 확인이 가능합니다.

PPT의 경우를 살펴 보겠습니다.

파워포인트에서 새 슬라이드를 만드는 것에 대한 단축키를 알고 싶다고 할때, 홈 메뉴의 새 슬라이드라는 버튼 위에 마우스 커서를 올려두고 3~5초 가량을 기다리면 해당 기능에 대한 설명과 함께 단축키를 안내해 주는 것을 볼 수 있습니다.

이 처럼 메뉴에서 제공되는 기능 중 많은 사람들이 자주 사용하는, 꽤 많은 기능은 이미 단축키가 지정되어 있습니다. 이들 단축키 정보는 메뉴의 어딘가에 보통 잘 표시를 해 둔다고 보면 좋겠습니다.

※ 물론 모든 기능에 단축키가 부여된 것은 아닙니다.
단축키는 일반적으로 많은 사람들이 공통적으로 자주 사용하는 기능에
부여됩니다.

단축키의 효용성을 아는 분들이라면 누구든 한 번쯤 마음의 여유를 가져 보길 추천합니다. 내가 자주 사용하는 버튼위에 마우스 커서를 두고 3~5초 가량을 기다려 보는 여유를 가질 수 있다면 단축키를 익혀 궁극적으로 보다 빠른 실행을 할 수 있다는 점도 알아두면 좋겠습니다.

단축키가 없는 기능도 마치 단축키를 쓰듯이…(Alt 키의 비밀)

메뉴를 잘 살펴보면 우리가 자주 사용하는 기능들에 대해 꽤 많은 단축키가 이미 준비되어 제공되는 것을 볼 수 있습니다.

그런데, 앞서 이야기 한 것처럼 모든 기능에 단축키가 연결된 것은 아닙니다.

정말 많은 사람들이 자주 / 반복적으로 사용하는 기능들에 대해서만 단축키가 지정되어 있습니다.

그렇다면, 미리 단축키를 만들어 연결해 둔 기능이 아닐 경우에는 항상 마우스를 이용해 해당 기능을 클릭 해야만 할까요?

꼭 그렇지만은 않습니다.

Alt 버튼 + 불타는 키보딩을 활용한다면 단축키 못지않은 빠른 속도로 업무를 쳐 나갈 수 있습니다.

일반적으로 대부분의 프로그램을 실행하다 키보드 좌측에 있는 “Alt” 버튼을 누르면 메뉴에 무언가 표시가 되는 것을 볼 수 있습니다.

파워포인트에서도 Alt 버튼을 눌렀다 떼면 메뉴에 알파벳이 표시되는 것을 볼 수 있습니다.

이와 같은 알파벳이 뜬 상태에서 표시된 알파벳을 누르면 해당 알파벳에서 의미하는 메뉴로 들어가게 됩니다. 그리고, 이어서 해당 메뉴의 하위 메뉴에 다시 알파벳을 할당하여 다음단계의 명령을 선택할 수 있게 되어 있습니다.

예를 들어 Alt → N → P → D 버튼을 차례대로 누르면 메뉴에서 삽입 → 그림 → 이 디바이스에서 를 선택한것과 같게 되어 이미지를 선택할 수 있는 탐색기가 뜨는 것을 볼 수 있습니다.

이와 같은 형태로 단축키가 할당되지 않은 기능이라 할지라도 Alt 를 누른 다음 원하는 메뉴의 기능을 순서대로 눌러서 필요한 기능을 단축키를 사용하는 것 못지않게 빠르게 활용 가능하다는 점. 이점을 알아두면 좋겠습니다.

이 과정 자체는 글을 보고, 설명을 볼 때는 길고 복잡한 과정으로 보이지만, 실제 한번 몸에 익혀두면 타자 치듯 빠르게 입력할 수 있어서 마우스와는 비교가 불가능한 입력속도를 자랑합니다.

※ 이는 마치 게임을 할 때 마우스로 모든 것을 실행하는 사람과
키보드 단축키도 활용하는 사람의 차이와 같다고 생각하면 되겠습니다.

이와 같은 Alt 를 누른 후 메뉴 기능 선택 기능은 MS Office의 제품들 뿐만 아니라 대부분의 응용 프로그램에서 제공하는 기능이니 내가 자주 사용하는 기능이 있다면 찾아서 익혀 두는 것을 추천합니다.

빠른 실행 도구 활용하기

MS Office에서는 메뉴의 단축키를 활용하는 것 이외에도 빠른 실행도구라는 또하나의 강력한 기능이 있습니다.

빠른 실행 도구는 MS Office 프로그램의 메뉴 위 또는 아래에 위치해 있는데, 이 위치는 설정이 가능합니다.

빠른실행도구 메뉴 맨 우측의 ▼ 버튼을 누른 후 리본 메뉴 아래(위)에 표시를 선택하면 위치가 바뀝니다

빠른 실행 도구에 자주 사용하는 기능을 등록해 놓으면 한번의 클릭으로 원하는 기능을 실행할 수 있습니다. 메뉴에서 여러 번의 클릭을 통해 기능을 찾아가는 것에 비해 훨씬 작업 속도가 빨라지는 장점이 있습니다.

빠른 실행 도구에 등록을 해 두면 마우스 원클릭의 장점만 있는것이 아닙니다. 단축키로 활용이 가능하다는 장점이 있습니다. 빠른 실행 도구의 아이콘이 위치된 순서대로 Alt + 1, Alt + 2, … 를 누르면 바로 실행이 됩니다. 따라서, 궂이 마우스를 사용하지 않고도 단축키로 모든 작업을 마무리 할 수 있습니다.

빠른 실행 도구에 기능을 등록하는 방법은 어렵지 않습니다.

빠른 실행으로 등록하고자 하는 기능에서 마우스 우클릭 → “빠른 실행 도구 모음에 추가” 버튼을 클릭하면 바로 기능 추가가 가능합니다.

앞서 살펴본 이 디바이스에서 이미지 찾아 삽입하기 버튼을 빠른 실행 도구 모음에 추가하자고 한다면, 해당 버튼에서 마우스 우클릭 → “빠른 실행 도구 모음에 추가” 버튼을 클릭하면 바로 추가되는 것을 볼 수 있습니다.