이번 글에서는 MS Office 프로그램을 다룰 때 한번 알아두면 정말 편한 테마, 스타일, 슬라이드 마스터에 대해 다뤄보겠습니다.
MS Office 프로그램의 가장 중요한 목적은 사무용 전자 문서를 만드는 것이라고 할 수 있습니다.
전자 문서의 형태는 장문의 글, 표, 프레젠테이션용 슬라이드 등의 다양한 형태로 나뉘지만, 효율적인 생각을 전달하기 위한 도구로 사용된다는 점은 동일합니다.
경우에 따라서는 대용량의 전자 문서를 만들어야 하는 일이 생기는데, 대용량의 문서를 만들 때에는 신경써야 하는 포인트가 더 많이 생깁니다.
특히 신경써야 할 요소 중 하나는 양식의 통일성입니다.
장문의 문서나 많은 슬라이드를 포함한 파일에서는 큰제목, 작은제목, 본문 등의 구조가 반복적으로 등장하게 되는데, 이때 매번 글자 크기나 폰트가 제각기 다르면 문서 자체의 신뢰도가 떨어질 수 있습니다.
이러한 문제를 해결하기 위해 MS Office에서 제공한 기능이 테마, 스타일, 슬라이드 마스터입니다.
1. 문서 양식의 통일성이 중요한 이유
대용량 문서에서 통일된 양식을 유지하는 것은 단순히 보기 좋기 위해서만이 아닙니다.
문서의 각 부분이 일관된 글자 크기, 폰트, 색상을 사용하면 전문적이고 체계적인 인상을 주며, 문서의 가독성도 크게 향상됩니다.
반대로, 이러한 요소들이 일관되지 않으면 독자는 혼란스러워하고, 문서의 신뢰도까지 떨어지게 됩니다.
예를 들어 아래와 같이 정리된 글이 있다고 하겠습니다.
1. 프로젝트 개요
프로젝트 개요는 이번 업무의 목표와 범위를 설명합니다.
2. 주요 목표
- 시장 조사
시장 조사는 3단계로 나누어 진행됩니다.
프로젝트 목표:
- 현재 지장 상황을 이해한다
- 주요 경쟁자를 파악한다
- 시장 진입 전략을 개발한다
3. 결론
위의 목표를 달성하기 위해, 각 팀은 협업하여 최적의 솔루션을 찾아야 합니다.
같은 내용에 대해서 최소한의 문서 양식을 적용하면 아래와 같이 정리할 수 있습니다.
1. 프로젝트 개요
프로젝트 개요는 이번 업무의 목표와 범위를 설명합니다.
2. 주요 목표
- 시장 조사
시장 조사는 3단계로 나누어 진행됩니다. - 프로젝트 목표
- 현재 시장 상황을 이해한다.
- 주요 경쟁자를 파악한다.
- 시장 진입 전략을 개발한다.
3. 결론
위의 목표를 달성하기 위해, 각 팀은 협업하여 최적의 솔루션을 찾아야 합니다.
같은 내용이지만, 눈에 들어오고 이해가 되는 정도는 확연히 다릅니다.
문서 양식을 정하고, 양식에 통일성을 주는 것의 중요성이 여기에 있다고 볼 수 있겠습니다.
2. 테마, 스타일 그리고, 슬라이드 마스터
MS Office에서 양식의 일관성을 쉽게 유지할 수 있도록 돕는 핵심 도구는 테마, 스타일, 슬라이드 마스터의 3가지 입니다.
1) 테마
테마는 워드, 엑셀, 파워포인트에서 공통적으로 사용되는 기능으로, 기본적인 글꼴, 색상, 효과를 설정할 수 있습니다. 이를 통해 각기 다른 문서에서도 동일한 디자인과 느낌을 유지할 수 있습니다.
2) 스타일
스타일은 주로 워드에서 중요한 역할을 합니다. 문서의 큰제목, 작은제목, 본문 등 다양한 텍스트에 미리 정의된 스타일을 적용해 서식의 일관성을 유지하고, 문서의 구조를 명확히 할 수 있습니다.
3) 슬라이드 마스터
슬라이드 마스터는 파워포인트에서 사용됩니다. 슬라이드의 디자인과 레이아웃을 미리 설정해 두면, 프레젠테이션 전체에서 통일된 디자인을 쉽게 적용할 수 있습니다. 이 기능을 사용하면 새 슬라이드를 추가할 때마다 동일한 양식이 자동으로 반영되기 때문에, 디자인 관리가 훨씬 수월해집니다.
각각의 내용을 보다 자세히 살펴 보겠습니다.
3. 테마: 모든 MS Office 프로그램에서 공통 사용
테마는 워드, 엑셀, 파워포인트에서 공통으로 사용되며, 문서의 기본적인 글꼴과 색 구성을 미리 설정하여 전체적인 통일성을 부여합니다.
한 번 설정한 테마는 문서의 여러 부분에 자동으로 적용되기 때문에, 사용자는 일일이 서식을 맞출 필요 없이 깔끔하고 일관된 문서를 만들 수 있습니다.
테마를 변경했을 때 가장 눈에 띄게 차이를 확인할 수 있는 프로그램은 파워포인트입니다.
파워포인트의 메뉴중 디자인 탭에 들어가서 보면 ‘테마’ 메뉴를 확인할 수 있습니다.
여기에 있는 테마를 선택하면 선택된 테마에 따라 파워포인트의 내용 전체가 크게 바뀌는 것을 볼 수 있습니다.
파워포인트의 테마는 슬라이드 마스터의 개념 또한 함께 포함하고 있기에 파워포인트 파일 전체 디자인에 큰 영향을 주는 것이라고 볼 수 있습니다.
이 부분에 대한 보다 자세한 내용은 슬라이드 마스터에서 추가로 다루겠습니다.
테마에서 각각의 아이콘은 파워포인트 테마에서 가장 중요한 의미를 가지는 정보들을 보여주고 있습니다.
아이콘에서 보이는 크고 작은 “가”자는 이 테마에 적용된 글꼴을, 화면은 슬라이드 마스터에 적용된 제목 슬라이드의 디자인을 아래에 표시된 6개의 네모는 테마에서 사용하는 색깔을 의미합니다.
이중 글꼴에 대한 정보와 색상에 대한 정보는 파워포인트 뿐만 아니라 엑셀, 워드에서도 동일하게 사용되는 개념이므로 알아둘 필요가 있습니다.
테마 글꼴과 테마 색상은 디자인 메뉴의 테마 오른쪽에 보면 적용 칸에서 확인이 가능합니다.
메뉴에서 ‘디자인’을 선택한 다음 적용 칸의 아래방향 화살표를 클릭하면
테마에서 설정이 가능한 주요 값들을 상세 설정할 수 있는 창이 나옵니다.
여기서 색, 글꼴 등을 선택할 수 있습니다.
색의 경우 이미 설정되어 있는 색상 리스트가 제공되는데, 여기서 마음에 드는 색이 없을 경우에는 색 사용자 지정 버튼을 클릭하여 구성을 새로 할 수 있습니다.
색 사용자 지정을 선택하면, 새 테마 색 만들기 창이 뜨는데, 각각의 색깔을 클릭하여 내가 원하는 구성으로 변경할 수 있습니다.
설정된 테마색은 색깔을 선택하는 기능을 선택할 때 항상 추천되는 색깔 리스트에 반영됩니다.
이렇게 만들어진 테마는 워드, 엑셀에도 모두 적용이 가능한데, 문서를 만들 때 테마색을 선택하여 칠한 모든 색깔은 테마 설정을 바꾸면 이에 따라 같이 변하게 된다는 점은 꼭 알아둬야 하겠습니다.
글꼴의 경우에도 기본 글꼴이 테마에서 설정된 글꼴로 전체 적용 된다는 만 알아두면 좋겠습니다.
4. 스타일: 워드에서 구조적 서식 유지
워드에서 스타일은 특히 장문의 문서에서 필수적인 기능입니다. 보고서나 논문처럼 큰제목, 작은제목, 본문이 반복되는 문서에서는 스타일을 통해 일관된 서식을 유지할 수 있습니다.
워드에서 스타일은 홈 메뉴를 선택했을 때 바로 볼 수 있습니다.
기본적으로 표준, 제목, 제목1, 제목2… 의 항목이 포함되어 있고, 각각의 스타일에는 기본적인 글꼴과 폰트 크기 등이 설정되어 있습니다.
스타일에 설정된 상세 정보를 수정하고자 할 때는 변경하고자 하는 스타일에서 마우스 우클릭, 수정을 클릭하면 상제 정보를 바꿀 수 있습니다.
스타일, 그 중에서도 특히 제목1, 제목2.. 와 같은 제목에 해당하는 스타일을 정확한 위치에 잘 사용하면, 문서의 구조가 자동으로 정리됩니다.
실제 워드에서 문서를 작성할 경우, 제목에 대한 스타일 지정만 정확하게 되면, 좌측의 탐색 창에서 자동으로 메뉴 형태로 정리해서 보여주므로, 장문의 문장을 작성할 때 큰 도움을 받을 수 있습니다.
5. 슬라이드 마스터: 파워포인트 디자인 일관성 유지
파워포인트에서 슬라이드 마스터는 프레젠테이션의 디자인 통일성을 유지하는 데 매우 중요합니다.
슬라이드 마스터를 사용하면, 특정 슬라이드 유형(예: 제목 슬라이드, 본문 슬라이드 등)의 레이아웃과 디자인을 한 번에 설정하고, 이후 슬라이드를 추가할 때 자동으로 동일한 디자인이 적용됩니다.
파워 포인트에서 슬라이드를 추가하고, 추가된 슬라이드에서 마우스 우클릭을 해 보면 메뉴 중 ‘레이아웃’ 메뉴가 있습니다.
레이아웃 메뉴를 클릭해 보면, 파워포인트로 일반적으로 만드는 여러 입력 양식에 대한 디자인이 제안되는 것을 볼 수 있습니다.
이와 같은 여러 종류의 레이아웃 디자인을 통일되게 관리하는 기능이 슬라이더 마스터라고 볼 수 있습니다.
슬라이드 마스터는 메뉴에서 보기 → 슬라이드 마스터를 선택하면 편집할 수 있습니다.
슬라이더 마스터 보기로 들어오면 레이아웃에서 봤던 여러 슬라이드 디자인이 여기서 미리 정해진 것을 볼 수 있습니다.
테마가 적용되지 않은 흰 화면에서 봤을 경우에는 이 디자인 요소가 보이지 않지만, 다양한 테마를 선택한 상태에서 슬라이드 마스터 보기로 들어와서 보면 각각의 테마마다 적용된 디자인 요소를 확인할 수 있습니다.
그리고, 이렇게 적용된 디자인 요소는 슬라이드 마스터 디자인만 변경하면 파일 전체의 디자인이 바뀐 디자인으로 적용되기 때문에 통일성 있는 관리가 가능한 동시에 잦은 디자인 변경에도 대응이 용이합니다.
일반적으로 10장 내외의 슬라이드를 이벤트성으로 만드는 경우라면 굳이 슬라이드 마스터까지 신경쓰며 디자인할 필요는 없습니다.
하지만, 수십장이 넘어가는 슬라이드를 만들어야 할 경우, 게다가 경우에 따라서 전체 디자인 컨셉이 바뀔 수 있는 디자인 이라면 슬라이드 마스터에 대한 개념을 익히고 이를 적용하는 것은 선택이 아니라 필수라고 하겠습니다.
6. 엑셀에서의 테마
엑셀의 경우 워드나 파워포인트에 비해 테마의 영향을 적게 받는 편입니다.
기본적으로 표형태의 데이터를 다루다 보니 디자인적인 요소가 영향을 줄 영역이 적은것이 한 원인이 되겠습니다.
하지만, 그렇다고 해서 테마 설정이 전혀 의미가 없는 것은 아닙니다.
특히, 그래프를 통해 데이터 시각화를 해야 할 일이 많은 경우라면 이 테마에 대해서는 신경을 쓸 필요가 있습니다.
엑셀에서 테마 설정은 메뉴에서 “페이지 레이아웃”을 선택하면 상세 정보를 보고 이를 수정할 수 있습니다.
색에 대한 내용은 물론 글꼴도 바꿀 수 있는데, 글꼴을 바꾸는 것은 그다지 추천하지 않습니다.
일반적으로 엑셀에서는 기본 폰트가 너무나 익숙해진 나머지 괜히 다른 폰트로 변경하려는 시도를 하면 상당히 어색해 질 수 있기 때문입니다.
※ 물론, 이것이 정답은 아닙니다.
각자 처한 환경에 따라서는 변경이 필요할 수도 있습니다.
“페이지 레이아웃” → “색”을 선택하면 색깔에 대한 정보가 쭉 뜨고, 처음에 기본 설정 값으로는 Office 색이 선택되어 있습니다.
가장 아래에 있는 색 사용자 지정을 클릭하면, 이 색상 구성을 변경할 수 있습니다.
색 사용자 지정 버튼을 클릭하면 현재 선택되어 있는 테마색 구성을 기본으로 하여 색을 변경할 수 있게 창이 제공됩니다.
이 창의 색깔 구성을 보면 어딘가 친숙하다는 것을 느낄 수 있으실 겁니다.
엑셀에서는 아래와 같은 곳에서 테마색을 사용하기 때문에 익숙할 수 밖에 없습니다.
- 특별한 설정을 하지 않은 상태로 그래프를 그릴 경우, 각 항목별 구분 색깔에 바로 이 테마에서 설정된 색깔을 사용합니다.
- 색상을 고르는 버튼늘 눌렀을때 테마색으로 추천되는 색이 바로 이 테마에서 설정된 색 리스트 입니다.
그래서, 엑셀에서 일반적인 경우라면 테마 정보를 손보는 일은 드물지만, 색상, 디자인과 관련된 영역에서의 상세한 조정이 필요하다면, 이 테마 정보를 한번쯤 살펴볼 필요가 있습니다.
7. 전체 문서 디자인의 손쉬운 수정
이상으로 테마, 스타일, 슬라이드 마스터에 대한 내용을 살펴봤습니다.
기본적인 내용이라면 기본적인 내용일 수 있고, 이를 잘 모르고 사용한다 해도 큰 무리 없이 사용은 가능하겠지만, 잘 활용하기만 한다면, 대용량의 문서를 보다 효율적으로 다룰 수 있습니다.
특히, 다뤄야 할 분량이 많고, 전체적인 문서 디자인 수정이 빈번한 경우라면 테마, 스타일, 슬라이드 마스터는 선택이 아닌 필수라고 할 수 있습니다.
테마나 스타일, 마스터를 한 번 수정하면 전체 문서에 즉시 반영되기 때문이며, 설정만 잘 되어 있다면 문서 크기에 상관없이 일관된 디자인을 유지할 수 있기 때문입니다.
이 세 가지 도구를 잘 익혀서 전문적이고 체계적인 문서 관리의 기술을 익히시길 바랍니다.
아래의 링크들은 제가 지금까지 유튜브 & 블로그에 올렸던 테마, 스타일, 슬라이드 마스터와 연관된 내용들입니다.
